貸会議室で行う会議・ロケーションやコーディネーターの存在が重要

貸会議室で行う会議・ロケーションやコーディネーターの存在が重要

主要都市を中心に、数が増え続けている貸会議室。現在、全国に3000室以上の貸会議室があると言われています。貸会議室は、オフィスビルの空室対策、そして経費削減をすすめる多くのビジネスにおいて、両社に大きなメリットがある、まさに「Win-Win」な回答です。遊休スペースの有効活用と経費削減。「会議が必要な時は貸会議室」へという流れは、もはやビジネスにとって一般的なものとなっています。

貸会議室は、部屋が空いてさえいれば、当日でも利用することが可能です。必要な時にすぐ利用できる。ビジネス側としては、自社の会議室スペースを無くし、他の用途に使用することで、維持管理にかかるコストを減らすことができます。もちろん、自社に会議室を設置しておくメリットが無いわけではありませんが、コスト削減を至上命題にするビジネスは多く、貸会議室の利用はビジネスにおけるトレンドになっています。





 

ロケーションの良さが魅力の貸会議室



貸会議室は、オフィスビルの遊休スペースを活用していることが多く、主要都市のターミナル駅から徒歩圏内に多くの物件が位置しています。このロケーションの良さは、社内の人間のみならず、社外の会議参加者にとって利便性が増し、会議主催者と参加者双方にとってプラスになります。

参加者にとっての利便性が重要なのは、会議に限ったことではありません。参加者のプロファイルはイベントによって大きく異なります。イベント参加者の傾向に合わせてロケーションを考えることが大切です。







 

貸会議室で行う会議・チェックポイント




貸会議室での会議を考える場合、スムースに会議が進むように、以下のポイントが満たされている貸会議室を選ぶことが望まれます。会議の進行のほかに、生産性や効率の向上を図るため、必ずチェックするようにしましょう。

 

常勤コーディネーターの存在


貸会議室で会議を開催するにあたり、コーディネーターの存在は、会議の進行をスムースに行うために必要不可欠です。一部の貸会議室には、このコーディネーターが在籍していません。コーディネーターは会議の内容、形式などを聞き取りした上で、適切なレイアウトや機材を提案してくれます。また、機材の使い方からケータリングサービスの利用まで、会議のプランニングをしてくれる存在でもあります。

失敗の許されない会議ですから、プロのコーディネーターの存在は頼もしいものです。会議中に慣れない機材にトラブルが発生しても、常勤のコーディネーターがいれば安心です。

 

レイアウト変更後の原状回復必要なし


貸会議室によっては、会議室の座席レイアウトを変更した場合に、通常のレイアウトに戻さなければならない場合があります。レイアウトを会議の性格に合わせて変更することは、当たり前のことですが、現状を自力で回復、もしくは費用を払って回復するとなると、利用者側としてはあまり気持ちの良いものではありません。原状回復が必要の無い貸会議室を選ぶのが賢明です。
 

懇親会の開催


小規模な会議ならともかくですが、社外の人も参加する長丁場の会議なら、会議の後にちょっとした懇親会を開催できると、場を和ませる効果があります。貸会議室によっては、懇親会や宴会などを会議会場では行えない場合もあります。

懇親会が開催できるかどうかは、会議に必須のフィーチャーではありませんが、オプションとしての利用価値は高いでしょう。なお、ケータリングサービスを利用可能な貸会議室では、会議終了後は、会議レイアウトから立食パーティーなどのレイアウトに変更可能な場合があります。

 

会議資料等の事前預かり


ほとんどの会議において、会議参加者のために資料を配布することがあると思います。参加者の少ない会議であればそれほど大きな問題ではありませんが、規模の大きい会議になると、この資料の量も当然ながら多くなってしまいます。

当日に持ち込むのも慌ただしいので、貸会議室で資料の事前預かりをしてくれると助かる。多くの会議担当者がそう思っているのですが、現実は違います。資料の事前預かりをしてくれない貸会議室もあるのです。資料の事前預かりは、会議担当者の労力を軽減する上でうれしいサービスです。







 

貸会議室を利用する会議の実際





通常、貸会議室を利用する場合は、事前予約をしてから利用します。当日でも空室さえあれば貸会議室を利用することはできますが、備品等を準備する関係で、基本的には事前に予約した方が良いでしょう。多数の人が集まる重要な会議であればあるほど、綿密な準備が会議を成功へと導きます。

 

会議の規模、予定日時を確認→空室確認


貸会議室により、予約から利用に至るプロセスは多少異なります。しかし、スタートは会議の規模(参加人数)と会議が予定されている日時を確認することです。規模と予定日時を把握したら、電話やメールなどで貸会議室に空室確認しましょう。なお、この空室確認の段階で不明な点があれば、同時に質問しておきましょう。通常、一両日中には貸会議室側から連絡が入ります。
 

会議室の予約


空室確認、そして不明な点がクリアになったら、会議室を予約します。仮予約ができる場合もありますので、詳細は貸会議室に確認してください。ただ、1年以上先の仮予約は受け付けてくれない場合がほとんどですのでご注意を。通常、貸会議室の正式な予約は書面にて行います。利用申込書を記入して提出しますが、メール以外にもFAXや郵送で手続きすることも可能です。申込書に不備がなければ、受理された時点で予約が完了します。
 

打ち合わせ


会議について、専任のコーディネーターと打ち合わせをします。使用予定の機材や備品の確認。会議の性格に合わせたレイアウトなどについて、経験豊富なコーディネーターが相談にのってくれます。ケータリングサービスを利用する場合も、この打ち合わせの時に詳細を確認しておきましょう。
 

入金

入金は通常、会議が開催される1週間前までに行います。

会議当日


会議当日は、利用開始時刻の15分前から会議室に入ることができます。コーディネーターから機材やエアコンの操作方法について説明がありますので、不明な点がありましたら、ここで必ず確認しておきましょう。会議参加者が続々と集まってきますので、後は段取り通りに会議が進むよう、力を尽くしましょう。会議の途中、機材などにトラブルが発生しても慌てず騒がず。コーディネーターが待機していますので、アクシデントの際はコーディネーターにヘルプを依頼しましょう。
 

会議終了後


会議が終了したら貸会議室の受付にて最終の清算確認を行います。当日、新たに追加で機材を使用する場合も多いと思いますので、その料金は会議終了後に清算します。






 

貸会議室のコーディネーターは頼りになる




貸会議室で会議を行う際の、だいたいの流れをご説明しました。チェックポイントのところで触れた通り、貸会議室に常駐しているコーディネーターの存在は、利用者にとって心強いものです。会議の打ち合わせ段階から関わってくれるコーディネーターは、会議の終了までサポートしてくれる会議担当者の大きな味方です。

コーディネーターがいなくても問題ないという方はいらっしゃると思いますが、会議に精通したコーディネーター常駐の貸会議室ならば、打ち合わせから会議終了まで、一貫してバックアップしてくれます。コーディネーターは、会議を成功へと導く案内人なのです。





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